Bitrix24 possui extensivos recursos organizacionais para potencializar a eficiência da empresa no nível individual e coletivo. Usuários podem designar Tarefas para si mesmos ou para colegas, além de poderem delegar as tarefas que receberam. Recursos de gestão de projetos estão incluídos na área para “grupos”.
Qualquer projeto pode ter um grupo designado para que todos os arquivos, discussões, e tarefas pertencentes ao mesmo sejam armazenadas, com acesso liberado apenas a usuários relevantes ao projeto. Tarefas podem ser integradas ao calendário do grupo, e o tempo gasto em cada uma pode ser monitorado. Além disso, projetos podem ser criados na Extranet, para que clientes ou parceiros possam participar integralmente.
Diagrama de Gantt
Tarefas e sub-tarefas podem ser visualizadas no Diagrama de Gantt com a exibição de seu status, pessoa responsável, e cronologia. Com isso pode-se ter uma visão panorâmica da progressão do projeto para identificar atrasos potenciais ou existentes. Quando uma tarefa é criada, poderá ser modificada diretamente na tabela ou no Diagrama de Gantt.
Alteração de prazos, adição de sub-tarefas, ou qualquer outras modificações podem ser feitas rapidamente, com notificações automáticas enviadas a todos os usuários envolvidos.
Tarefas dependentes
Tarefas dependentes, uma ferramenta popular na gestão de projetos, está disponível em todos os planos do Bitrix24, incluindo o plano grátis. Essa ferramenta permite que você estabeleça uma conexão entre tarefas ou entre tarefas e metas. Há suporte para todos os quatro tipos de tarefas dependentes.
Para estabelecer dependências, simplesmente arraste a flecha de uma tarefa para a outra. Quando uma dependência for estabelecida, mover uma tarefa pode automaticamente modificar as datas de início/fim de outras tarefas do projeto, se assim desejado.
Gestão da Carga de Trabalho de Funcionários em tarefas
O planejamento da carga horária de funcionários durante a gestão de seu projeto permite que você execute tarefas com maior eficiência e identifique as que estão em perigo de atraso. Supervisores podem determinar quanto tempo deve ser investido em cada tarefa, e monitorar o tempo que realmente foi gasto na execução. Relatórios mensais do tempo gasto em tarefas de um departamento ou de um funcionário também estão disponíveis.
Contadores e funções
O contador de tarefas auxilia você a não esquecer tarefas importantes. O contador mostra quando você ou um colega possuem uma tarefa com algum tipo de pendência (atrasada, não avaliada após ser completada, sem prazo especificado, etc).
Contadores e funções simplificam o trabalho do supervisor, já que possibilitam que o mesmo acesse um gráfico com a exibição de tarefas e seus status segmentados por departamentos, grupos, ou funcionários individuais.
Checklist
Adicione uma checklist a uma tarefa para que você acompanhe seu projeto passo-a-passo. Checklists são extremamente convenientes quando uma tarefa envolve múltiplas etapas ou quando há outros participantes envolvidos.
Participantes em uma tarefa podem adicionar itens à checklist e marcar os completados. Assim, basta uma olhada rápida para você entenda em que etapa está uma tarefa em andamento.
Modelos e Automação
Tarefas recorrentes e modelos de tarefas auxiliam você na automatização de sua rotina de trabalho. Os modelos de tarefas no Bitrix24 oferecem suporte à sub-tarefas e checklists, e são ideais para a repetição de processos de negócios, como a contratação/demissão de funcionários, incorporação de novos clientes ou início de projetos. A criação automática de tarefas está disponível no Bitrix24 através da ferramenta visual para design de processos de negócios.
Tarefas recorrentes pode ser agendada para qualquer intervalo (todo dia, toda semana, uma vez a cada 10 dias, todo Sábado).
Grupos de Trabalho
Qualquer combinação de funcionários pode ser incluída em um grupo de trabalho que contém todas as ferramentas sociais e organizacionais necessárias para a otimização das operações e utilização dos métodos de comunicação disponíveis no Bitrix24.
Cada grupo funciona como uma intranet em miniatura, que não apenas armazena arquivos e dados importantes, mas que também serve como uma plataforma para discussões, tarefas, monitoramento, e planejamento.
Relatórios de Tarefas
Relatórios de tarefas são uma maneira fácil para se verificar o tempo que um funcionário investe em uma certa tarefa ou projeto. Ao usar essa conveniente ferramenta, você também pode ver quais tarefas ainda estão em andamento e quais já foram completadas. Relatórios de tarefas podem ser enviados semanalmente, mensalmente, ou anualmente, e podem também ser customizados para suas necessidades.
Um modelo de Relatório de Eficiência já vem configurado para que você possa avaliar a eficiência de cada participante do projeto. Isso também auxilia executivos na análise da eficiência geral de um certo departamento ou da empresa inteira. Todos os relatórios podem ser importados em arquivos Excel.
Construtor de Relatórios
O construtor de relatórios permite que você agregue, filtre, e ordene relatórios para que sejam exibidos à gerência no formato solicitado. O construtor de relatórios universal deixa você coletar dados de campos que você necessita para avaliar a eficiência de trabalho e o tempo investido em tarefas e projetos.
Usuários Externos
O acesso à Extranet oferece espaço separado e seguro onde grupos de trabalho podem ser compartilhados com usuários externos como clientes, parceiros, freelancers, e outros prestadores de serviço. Todas as funcionalidades estão disponíveis nos grupos da Extranet, mas usuários externos podem interagir apenas com grupo do qual fazem parte e com os usuários destes grupos.
O CRM Bitrix24 é uma plataforma completa de colaboração social, comunicação e ferramentas de gestão para a sua equipe, gratuita para 12 usuários.
Programa de Parceiros Bitrix24
Os parceiros Bitrix24 oferecem demonstrações, desenvolvimento, personalização, integração e serviços de treinamento. Eles também podem desenvolver um aplicativo de marketplace para você. Comprar o Bitrix24 por meio de parceiros custa o mesmo, mas oferece uma série de vantagens, tais como suporte prioritário e consultas de parceiros por telefone/online.
Você tem perguntas sobre sistemas CRM? Precisa de uma demonstração? Deseja experimentar o Bitrix24 Self-Hosted gratuitamente por 30 dias? Exigir personalização? Quer ter mais detalhes sobre o Bitrix24? Fale com um especialista, ligue +5516992337851 ou envie um e-mail (josepinto at imbrazil.info).
Jose Muanes Pinto representante do Bitrix24 para o estado de São Paulo
www.josempinto.blogspot.com
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